展会日程常分散在机票、门票、会议邮件和聊天记录里。展会出差行程表的作用，是让每个必须准点的节点在同一时间线上可见。

顶部只放不可变信息

写日期、城市、住宿、往返交通和主场馆完整名称。多个馆区名称相似时补充入口、展馆号和证件领取位置。

主体按时间顺序设五列

  • 开始与结束时间
  • 场次或客户名称
  • 具体展位会议室
  • 负责人和联系方式
  • 需要携带的票证资料

约见之间计算真实移动

把散场、排队、电梯、跨馆接驳和找展位单独留时，不用地图直线距离代替。重要会面前不安排无法中断的长场次。

变更信息有单一版本

由一人维护共享表，修改后标注时间并通知相关人。客户电话和内部资料只共享给需要成员，不把敏感信息写在公开链接中。

密集场次先按给每个硬截止设置提醒布置提醒，多人执行再结合记录集合点和分工。一页表格只保留行动所需信息。

展会行程涉及多笔可退预约时，除了场次还应加入 免费取消截止时间、时区与操作责任人。